Protection des données sur KSG Connect

Le responsable du traitement des données personnelles collectées sur la plateforme est :

Toute question relative à la protection des données peut être adressée à cette adresse. Nous répondons dans un délai de trente jours.

Ces règles s'appliquent à l'ensemble des services accessibles sur https://www.ksg-connect.ch et ses sous-pages : l'espace de direction de travaux, l'espace maître d'ouvrage, l'espace entreprise, les pages accessibles par lien sécurisé (appels d'offres, invitations, questionnaires d'organisation), ainsi que les e-mails que la plateforme envoie.

Elles ne s'appliquent pas aux sites tiers vers lesquels la plateforme peut renvoyer, ni aux échanges qui se déroulent en dehors de la plateforme (courrier, téléphone, réunions de chantier).

Selon votre rôle, nous traitons les catégories de données suivantes :

• Identité et contact : nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, fonction, société ou organisation de rattachement, langue.
• Données de compte : identifiants de connexion (le mot de passe est stocké sous forme hachée et n'est jamais lisible), fournisseur de connexion externe utilisé le cas échéant, préférences d'affichage et de notification, dates de connexion.
• Données des affaires : informations sur les projets et les bâtiments, requêtes, devis, appels d'offres, offres déposées, contrats, plannings, rendez-vous, comptes rendus, photos de chantier, plans, réserves, factures, bons de paiement, coordonnées bancaires des entreprises pour leur règlement, correspondance échangée dans la plateforme.
• Données relatives aux collaborateurs de KSG Solutions : heures, contrats de travail et éléments de paie, accessibles uniquement aux administrateurs habilités.
• Journal d'activité : actions effectuées dans la plateforme (création, modification, validation, signature, envoi), horodatées et rattachées au compte qui les a faites. Ce journal consigne le fait, pas le contenu des documents.
• Données techniques : adresse IP, type de navigateur et d'appareil, pages consultées, erreurs rencontrées, conservées dans les journaux de nos hébergeurs.

Nous ne collectons pas de données sensibles au sens de la LPD et nous vous demandons de ne pas en déposer sur la plateforme.

Nous traitons ces données pour :

• Fournir le service : ouvrir et gérer votre compte, conduire les affaires, produire les documents (devis, factures, comptes rendus), organiser les appels d'offres et la planification. Base : l'exécution du contrat qui nous lie à votre organisation, ou votre demande d'accès.
• Communiquer : vous envoyer les e-mails nécessaires au fonctionnement du service (lien de connexion, réinitialisation du mot de passe, notification d'un devis à valider, d'un rendez-vous, d'une facture). Ces e-mails ne sont pas de la publicité et vous pouvez régler leur fréquence dans vos préférences, sauf ceux qui touchent à la sécurité du compte.
• Sécuriser : authentifier les utilisateurs, cloisonner les accès selon les rôles et les organisations, détecter les abus, tenir le journal d'activité. Base : notre intérêt légitime à protéger la plateforme et vos données.
• Respecter nos obligations légales : conservation des pièces comptables, obligations en matière de droit du travail et de fiscalité.
• Améliorer le service : analyser les erreurs et l'usage des fonctions de manière agrégée. Nous n'utilisons aucun outil de mesure d'audience publicitaire.

Nous ne vendons ni ne louons vos données. Nous ne faisons pas de profilage.

Vous pouvez ouvrir votre session avec un compte Google ou Microsoft au lieu d'un mot de passe. Dans ce cas, le fournisseur nous transmet uniquement votre adresse e-mail vérifiée et votre nom d'affichage. Nous ne recevons pas votre mot de passe et n'accédons ni à vos e-mails, ni à vos fichiers, ni à votre agenda personnel.

Cette connexion ne crée pas de compte : elle ouvre un compte KSG Connect existant dont l'adresse e-mail correspond. Une adresse sans compte est refusée et aucune donnée n'est conservée.

Certaines fonctions de la plateforme s'appuient sur un modèle de langage fourni par Anthropic (assistant de rédaction, aide à la lecture de documents, résumés). Lorsque vous utilisez l'une de ces fonctions, les extraits de texte nécessaires sont transmis à ce prestataire pour produire la réponse. Ils ne servent pas à entraîner ses modèles.

Le modèle ne prend aucune décision à votre égard : il ne produit ni montant, ni validation, ni engagement contractuel. Toute action reste faite et confirmée par une personne.

Vos données sont visibles des autres utilisateurs de la plateforme dans la stricte mesure de leur rôle sur l'affaire : un maître d'ouvrage voit ses propres projets, une entreprise voit les appels d'offres auxquels elle est invitée et ses propres offres, la direction de travaux voit les affaires qu'elle conduit. Ce cloisonnement est appliqué au niveau de la base de données.

Nous recourons aux prestataires suivants, liés par contrat et agissant sur nos instructions :

• Supabase (base de données, authentification, stockage des fichiers), données hébergées dans la région Union européenne (Irlande).
• Vercel (hébergement et diffusion de l'application).
• Resend (envoi des e-mails transactionnels).
• Google et Microsoft (connexion par compte externe, uniquement si vous choisissez ce mode de connexion).
• Microsoft 365 (synchronisation de l'agenda des collaborateurs de KSG Solutions avec les rendez-vous de chantier).
• Anthropic (fonctions d'assistance décrites au point 6).

Nous pouvons aussi communiquer des données à des autorités lorsque la loi nous y oblige, ou à nos conseils (comptable, juridique) dans la mesure nécessaire à la défense de nos intérêts.

Certains prestataires sont établis aux États-Unis ou y traitent une partie des données. Ces transferts s'appuient sur les décisions d'adéquation du Conseil fédéral suisse et de la Commission européenne (cadre de protection des données Suisse-États-Unis et UE-États-Unis) ou, à défaut, sur les clauses contractuelles types reconnues par le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence.

• Données de compte : pendant la durée de votre accès, puis douze mois après la fermeture du compte, sauf obligation légale contraire.
• Données des affaires : pendant la durée de l'affaire, puis pendant la durée de conservation légale des pièces comptables et contractuelles, soit dix ans (art. 958f du Code des obligations), et le temps des délais de prescription et de garantie applicables aux travaux.
• Journal d'activité : cinq ans, à titre de preuve des validations et signatures.
• Journaux techniques : au plus douze mois.

À l'échéance, les données sont supprimées ou anonymisées.

Les échanges avec la plateforme sont chiffrés (TLS). Les données sont stockées chiffrées au repos chez notre hébergeur. Les accès sont contrôlés par rôle et par organisation directement dans la base de données, de sorte qu'une requête ne peut pas rendre des données qui ne sont pas destinées au compte qui la fait. Les mots de passe sont hachés. Les actions sensibles sont journalisées.

Vous contribuez à cette sécurité en choisissant un mot de passe robuste, en ne le partageant pas et en nous signalant sans délai tout accès suspect à contact@ksgsolutions.ch.

La plateforme n'utilise que des cookies strictement nécessaires à son fonctionnement :

• Cookies de session (préfixe sb-) : maintiennent votre connexion. Ils expirent à la fermeture du navigateur, ou après un an si vous cochez « Rester connecté ».
• ksg-remember : mémorise ce choix.
• Marqueur de bascule : présent uniquement pendant qu'un administrateur habilité consulte la plateforme « comme » un autre espace, à des fins de contrôle.

Le stockage local de votre navigateur conserve par ailleurs vos préférences d'affichage (thème clair ou sombre, barre latérale repliée). Ces informations ne quittent pas votre appareil. Aucun cookie publicitaire ni de mesure d'audience tierce n'est déposé, raison pour laquelle la plateforme n'affiche pas de bandeau de consentement.

Vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

• obtenir l'accès aux données que nous détenons sur vous et une copie de celles-ci ;
• faire rectifier des données inexactes ou incomplètes ;
• demander leur effacement, sous réserve des données que nous devons conserver au titre d'une obligation légale ou pour la défense de nos droits ;
• vous opposer à un traitement ou en demander la limitation ;
• recevoir les données que vous nous avez fournies dans un format courant et lisible par machine.

Pour exercer ces droits, écrivez à contact@ksgsolutions.ch. Nous pouvons vous demander de justifier de votre identité. Vous pouvez également saisir le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), Feldeggweg 1, 3003 Berne, ou, si le RGPD s'applique à vous, l'autorité de contrôle de votre pays de résidence.

La plateforme est un outil professionnel destiné à des personnes majeures agissant pour leur organisation. Nous ne créons pas de compte pour des mineurs.

Nous pouvons adapter ces règles lorsque le service ou la loi évoluent. La version en vigueur est toujours celle publiée à l'adresse https://www.ksg-connect.ch/confidentialite, avec sa date. En cas de changement substantiel, les utilisateurs connectés en sont informés dans la plateforme.

Les conditions d'utilisation complètent ce document.